Как грамотно ввести электронную систему доступа работников

Коллеги, меня часто просят рассказать о случаях из аудиторской практики. Решила начать вести новую рубрику на эту тему. Надеюсь, она будет вам полезна!

#Из_практики_кадрового_аудитора
Сейчас во многих компаниях вводят систему электронного доступа.
Что и говорить, это удобно и полезно — она позволяет вести автоматизированный учет рабочего времени и дисциплинирует сотрудников.

Но вот как оформить все необходимые документы при введении ЭСД, чтобы не возникло конфликтов с работниками и рисков при проверках контролирующих органов знают не все.

В одной из компаний, в которой я проводила кадровый аудит возник конфликт, связанный с тем, что работник был уволен за постоянные опоздания, которые фиксировались такой ЭСД. Работник, не согласный с увольнением пытается сейчас оспорить это решение в суде. Считаю, что шансов у компании выиграть это дело не много, поскольку доказательная база по опозданиям очень шаткая…

Итак, что надо сделать, чтобы не попасть в подобную ситуацию:

1. Внесите изменения в локальные акты. Вы можете создать и отдельное Положение, но чаще об этом пишут в ПВТР.
2. Издайте приказ о внесении в ЛНА этих изменений или об утверждении нового ДНА.
3. Ознакомьте ВСЕХ работников с ним под подпись
СОВЕТ! Пропишите в ЛНА ответственность работника за передачу пропуска другому работнику. В этом случае вы сможете его за это наказать (есть положительная судебная практика по этому вопросу).
НО!!! Нельзя взимать плату за пропуск при его оформлении! Ситуация с взиманием ущерба за утерю пропуска тоже не однозначная, а уж взимать штраф, да еще и превышающий стоимость пропуска абсолютно незаконно!
4. Получите согласие на обработку персональных данных. Если у вас оно уже есть, проверьте, содержит оно упоминание именно про биометрические данные! Между прочим, сюда относится не только отпечатки пальцев, сетчатка глаза, но и просто фотография на пропуск.
ВАЖНО! Если работник откажется от получения такого пропуска с биометрическими данными (т.е. не даст свое согласие) принуждать его к этому нельзя! Нужно дать ему возможность как-то по-другому приходить на работу 😀
5. Не забудьте продолжать вести Табель учета рабочего времени в бумажном (!) виде с подписью ответственного лица. Соответственно, такое лицо должно быть назначено приказом!
Введение ЭСД не отменяет обязанность вести Табель!

Удачи!

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями в соц.сетях!